!
Pagina 1 van 8
September 2024
PRIVACY VERKLARING
Inleiding
Mobility Concept verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene verordening
gegevensbescherming (de ‘’AVG’’), hierna ‘Wet’.
Mobility Concept beheert mobiliteitsdiensten en/of mobiliteitsregelingen via deze website en/of
mobiele applicatie en verwerkt persoonsgegevens in opdracht van uw werkgever.
Identiteit
Deze privacyverklaring wordt gebruikt door Mobility Concept B.V., ingeschreven bij de Kamer van
Koophandel onder nummer 52210812, op de website https://www.mobilityconcept.nl en de Mobility
Concept apps in de Appstore en Playstore.
Ons adres:
Kinderhuissingel 1-E
2013 AS Haarlem
Ons telefoonnummer:
023 820 0985
Ons e-mailadres:
servicedesk@mobilityconcept.nl
Welke gegevens worden verzameld?
Als u een account heeft op deze website, verwerken we van u de gegevens welke we van u, uw
werkgever en verschillende data leveranciers ter beschikking gesteld hebben gekregen.
De gegevens die worden vastgelegd zijn afhankelijk van de dienst die u afneemt en de
mobiliteitsregeling die van toepassing is:
Plannen van reis
• Vertrek- en aankomstlocatie, vertrek- en aankomsttijd en traject verschillende
vervoersvormen.
• Indien u daar toestemming voor verleent, kan de app gebruik maken van uw huidige locatie.
Indienen van declaraties
• Uw naam, adres, woonplaats, standplaats (indien van toepassing), geslacht,
personeelsnummer, bankrekeningnummer en BIC-nummer van bank (alleen bij wekelijkse
betaling), emailadres, telefoonnummer(s) en de naam van goedkeurend manager (alleen bij
goedkeuring).
• Reisbewegingen en/of reiskosten waarvoor u declaraties heeft ingediend.
Aanvragen van een mobiliteitskaart
• Uw naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam en initialen), afleveradres (c.q. woonplaats),
land, geboortedatum, geslacht, personeelsnummer, emailadres, telefoonnummer(s) indien
Mobility Concept de mobiliteitskaart voor u aanvraagt.
• Gegevens van de mobiliteitskaart die u gebruikt of aan u zijn verstrekt, zoals het kaartnummer
en de eventuele toegepaste personalisatie van de mobiliteitskaart.
Aanvragen/reserveren van mobiliteitsdiensten en/of -producten
• Gegevens nodig voor het aanvragen of reserveren van mobiliteitsdiensten. Deze verschillen
per mobiliteitsdienst en kunnen onder meer bevatten: emailadres, personeelsnummer,
vertrek- en aankomst locatie, vertrek- en aankomstdatum- en tijdstip, kenteken en land
(parkeerapp), kostenplaats, manager en opmerkingen/afleverinformatie.
Inzicht geven in gebruik & kosten, verantwoorden van het gebruik van mobiliteitskaart en/of
verrekenen van kosten van het gebruik van de mobiliteitskaart
!
Pagina 2 van 8
• Gegevens over het gebruik van de aan u verstrekte mobiliteitskaart, die Mobility Concept
ontvangt van het bedrijf dat de mobiliteitskaart uitgeeft. Deze gegevens bevatten
reisbewegingen en/of reiskosten van vervoerders en andere mobiliteitsaanbieders voor de
mobiliteitsdiensten die u door de mobiliteitskaart afneemt. Deze gegevens kunnen onder meer
het vertrek- en aankomsttijdstip, vertrek- en aankomstlocaties (zoals halte- en stations-
informatie), traject, klasse, en kosten van een transactie bevatten. De gegevens van het
gebruik zijn niet gelimiteerd tot reis- en gebruikstransacties, maar kunnen tevens service- en
verkooptransacties omvatten.
• De naam van uw goedkeurend manager indien het gebruik van de mobiliteitskaart wordt
goedgekeurd.
Inzicht geven in gebruik & kosten, verantwoorden van het gebruik van mobiliteitsdiensten en/of
verrekenen van de kosten van mobiliteitsdiensten
• Gegevens van gemaakte reisbewegingen en/of reiskosten zoals van mobiliteitsdiensten zoals
deelauto, huurauto, deelfiets, taxi en parkeren, brandstof-, parkeer- tol- en veergeleden.
• De registratie van het gebruik van een deelauto kan plaatsvinden door middel van een door
derde ter beschikking gestelde autoritregistratiesysteem of app.
• Gegevens verschillen per mobiliteitsdienst en kunnen onder meer bevatten: emailadres,
personeelsnummer, vertrek- en aankomst locatie, vertrek- en aankomstdatum- en tijdstip,
kenteken en land (parkeerapp), kostenplaats, manager, opmerkingen/afleverinformatie, land
van afgifte van het rijbewijs, vervaldatum van het rijbewijs, rijbewijsnummer, type rijbewijs.
Beheer van mobiliteitsregeling
• Gegevens voor het beheer van de mobiliteitsregeling die voor u van toepassing is zoals de
regeling die voor u van toepassing is, uw woon-werkafstand, huisadres-, standplaats, parttime
factor indien deze voor het beheer van uw regeling worden gebruikt.
Beheer van leaseautokosten
• De registratie van het gebruik van een leaseauto kan plaatsvinden door middel van een app of
een door een derde ter beschikking gestelde autoritregistratiesysteem. Gegevens die worden
vastgelegd kunnen bestaan uit maar niet uitsluitend de vertrek- en aankomstlocatie, begin- en
eindtijd, het traject, de reisduur, datum en reisafstand.
• Gegevens van gebruik van brandstofkaarten waaronder brandstof-, parkeer, -tol en
veergelden en overige kosten, die plaats vindt plaats door het verwerken van factuurgegevens
van aanbieders van brandstofkaarten.
Gebruik van de online omgeving en app van Mobility Concept
• Gegevens die u gebruikt voor toegang tot het Mobility Concept-platform, zoals uw
gebruikersnaam en wachtwoord. Uw wachtwoord slaat Mobility Concept versleuteld op.
• Alle (persoons-)gegevens die u in Mobility Concept invoert, zoals de gegevens de die bij de
verschillende diensten zijn genoemd.
• Ten slotte leggen wij informatie vast (onder andere het gebruikte IP-adres) met het oog op het
samenstellen van gebruiksstatistieken, alsmede voor de beveiliging van onze website.
Rapportages en facturatie
• Gegevens over het gebruik van de diensten, zoals voor de verschillende diensten is
aangegeven.
Serviceverlening
• Gegevens die u door middel van telefoon, e-mail of post aan Mobility Concept verstrekt naar
aanleiding van een vraag of klacht die middels een ticket worden vastgelegd.
Wat is het doel en de wettelijke grondslag voor het gebruik van de persoonsgegevens?
De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens wordt door uw werkgever bepaald. De
volgende grondslagen zijn mogelijk:
• De grondslag is gelegen in het belang dat uw werkgever en u heeft in het verlenen, laten
gebruiken en gebruik van Mobility Concept door u conform het beleid van uw werkgever
(gerechtvaardigd belang).
• Uw werkgever heeft gekozen -indien en voor zover rechtens mogelijk- voor de grondslag
toestemming. U dient zich dan zelf te registreren bij Mobility Concept. Bij het aanvragen en
!
Pagina 3 van 8
reserveren van mobiliteitsdiensten en –producten, wordt er expliciet om uw toestemming
gevraagd.
• Uw werkgever heeft gekozen voor de grondslag uitvoering van een overeenkomst, en dan het
bijzonder de arbeidsovereenkomst.
Mobility Concept verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van een overeenkomst die is
gesloten met uw werkgever. Op basis van deze overeenkomst worden persoonsgegevens gebruikt
voor de onderstaande diensten, die voor u van toepassing zijn:
Plannen van reis
• Het kunnen plannen van een reis voor verschillende vervoersvormen en onder meer inzicht
krijgen in de reistijden en -duur.
Indienen van declaraties
• Het indienen en bepalen van de uit te keren bedragen van de declaraties.
• Het verstrekken van een betaalbestand voor het uitkeren van declaraties.
• Het verstrekken van een salarisbestand voor het uitkeren van declaraties.
Aanvragen van een mobiliteitskaart
• Het aanvragen en verzorgen van de uitgifte van de mobiliteitskaart, waaronder het
personaliseren van een mobiliteitskaart en het uitvoeren van het proces zoals het toesturen
van de mobiliteitskaart.
• Het uitvoeren van alle processen die verband houden met het gebruik van de Kaart, zoals het
verstrekken van een nieuwe mobiliteitskaart wanneer een bestaande mobiliteitskaart defect
raakt, verloren is of gestolen is.
Aanvragen/reserveren van mobiliteitsdiensten en/of -producten
• Het aanvragen/reserveren van mobiliteitsdiensten en/of -producten en het uitvoeren van het
proces zoals het sturen van een email om de dienst te activeren.
• Het uitvoeren van alle processen die verband houden met het gebruik van de
mobiliteitsdiensten.
Inzicht geven in gebruik & kosten, verantwoorden van het gebruik van mobiliteitskaart en/of
verrekenen van kosten van het gebruik van de mobiliteitskaart
• Inzicht geven in het gebruik van de mobiliteitskaart en gemaakte reisbewegingen.
• Het verantwoorden van het gebruik van de mobiliteitskaart.
• Het door leidinggevende kunnen goed- of afkeuren van het gebruik van de mobiliteitskaart.
• Het vergoeden of met u verrekenen van de kosten van het gebruik van de mobiliteitskaart op
basis van de mobiliteitsregeling die van toepassing is.
• Het verstrekken van een salarisbestand voor het inhouden van kosten in het geval van
bijvoorbeeld privégebruik van de mobiliteitskaart.
Inzicht geven in gebruik & kosten, verantwoorden van het gebruik van mobiliteitsdiensten en/of
verrekenen van de kosten van mobiliteitsdiensten
• Inzicht geven in het gebruik van mobiliteitsdiensten en gemaakte reisbewegingen.
• Het verantwoorden van het gebruik van de mobiliteitsdiensten.
• Het door leidinggevende kunnen goed- of afkeuren van of het informeren over het gebruik van
de mobiliteitsdiensten.
• Het vergoeden of met u verrekenen van de kosten van het gebruik van de mobiliteitsdiensten
op basis van de mobiliteitsregeling die van toepassing is.
• Het verstrekken van een salarisbestand voor het inhouden van kosten in het geval van
bijvoorbeeld privégebruik van de mobiliteitsdiensten.
Beheer van mobiliteitsregeling
• Het verzorgen van de administratie met betrekking tot uw mobiliteit, het voor uw werkgever
aanleggen van een administratie mede voor financiële en fiscale verplichtingen.
Beheer van leaseautokosten
!
Pagina 4 van 8
• Het verstrekken van de met u te verrekenen bedragen aan uw werkgever voor de keuze en
het gebruik van leaseauto.
Rapportages en facturatie
• Het verstrekken aan uw werkgever van (gedetailleerde) rapportages, inzichten, en advies over
uw mobiliteit.
• Het (verzameld) factureren van het gebruik van de mobiliteitskaart en/of transacties met
betrekking tot uw mobiliteit zonder mobiliteitskaart, aan uw werkgever.
• Het uitvoeren van onderzoek van (reis)gedrag voor uw werkgever naar reisgedrag van de
werknemers die gebruik maken van een mobiliteitskaart.
• De verwerking van persoonsgegevens tot marktinformatie, managementinformatie,
productontwikkeling en statistische informatie.
• Het afleiden van informatie, zoals reisfrequentie, veel gereisde trajecten uit het gebruik van de
mobiliteitskaarten/of uit jouw mobiliteit om u van passende informatie te kunnen voorzien
zoals werkzaamheden of vertragingen.
Gebruik van de online omgeving en mobiele applicatie van Mobility Concept
• Ten slotte leggen wij informatie vast (onder andere het gebruikte IP-adres) met het oog op het
samenstellen van gebruiksstatistieken, alsmede voor de beveiliging van onze website.
Serviceverlening
• Het communiceren met -en informeren van u en uw werkgever door middel van telefoon, e-
mail of post.
• Het verlenen van service, bijvoorbeeld wanneer je contact opneemt met de Servicedesk.
• Het verlenen van service of het afhandelen van klachten.
We garanderen deze gegevens te verwerken conform de afspraken die we hebben gemaakt met uw
werkgever. Daarbij geldt ten allen tijden dat van reisgegevens die u als privé aanmerkt uitsluitend
totalen aan uw werkgever worden verstrekt.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
Uw werkgever is de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens.
Mobility Concept is verwerker als het gaat om de verwerking van de gegevens. In sommige gevallen
zijn de derden aan wie wij persoonsgegevens doorgeven verantwoordelijke. Zoals bijvoorbeeld een
taxibedrijf, exploitant parkeerapp en autoverhuurbedrijf.
Aan wie verstrekt Mobility Concept persoonsgegevens?
Mobility Concept kan u de persoonsgegevens verstrekken die betrekking hebben op u. Dat kan zij
onder meer doen via e-mail, via de Mobility Concept Dienst of via de Servicedesk. Mobility Concept
verstrekt uw persoonsgegevens aan uw werkgever op verschillende manieren. Zoals (maar niet
beperkt tot) verwerking in een factuur, presentatie in overzichten of rapportages en verstrekking door
een geautomatiseerde elektronische koppeling. Mobility Concept kan alle persoonsgegevens, zoals
hiervoor omschreven die op de mobiliteitskaart of in Mobility Concept zijn vastgelegd, aan uw
werkgever verstrekken, ongeacht de vorm of manier waarop zij dat doet (van reisgegevens die u als
privé aanmerkt worden uitsluitend totalen aan uw werkgever verstrekt). Wij willen u erop attenderen
dat het gebruik van een mobiliteitskaart en/of Mobility Concept dienst resulteert in een bestand van
persoonsgegevens op basis waarvan uw werkgever beslissingen kan nemen over het gebruik van de
mobiliteitskaart.
Mobility Concept verstrekt uw persoonsgegevens aan de mobiliteitskaartleverancier, ten behoeve van
de vervaardiging van de mobiliteitskaart, waarbij de betreffende mobiliteitskaart door Mobility Concept
op basis van een overeenkomst tussen uw werkgever en de kaartleverancier, wordt uitgegeven.
Mobility Concept verstrekt uw persoonsgegevens aan aanbieders van mobiliteitsdiensten en -
producten ten behoeve van het aanvragen, reserveren en leveren van de mobiliteitsdiensten op basis
van een overeenkomst, die tussen u en de aanbieders van mobiliteitsdiensten tot stand komt.
Mobility Concept kan uw persoonsgegevens verstrekken aan sub-verwerkers in de zin van de Wet. Dit
zijn partners die werkzaamheden uitvoeren in opdracht van Mobility Concept. Wij waarborgen uw
privacy door strikte afspraken met deze sub-verwerkers over geheimhouding en
!
Pagina 5 van 8
beveiligingsprocedures te laten vastleggen in overeenkomsten. Mobility Concept heeft dergelijke
overeenkomsten gesloten of kan deze sluiten met onder meer vervoerders, ICT-dienstverleners,
callcenters, mobiliteitskaartleveranciers en aanbieders van mobiliteitsdiensten, indien en voor zover zij
niet te zien zijn als verantwoordelijke. Wanneer Mobility Concept samenwerkt met partners garandeert
zij als verwerker, dat persoonsgegevens in overeenstemming met de Wet op behoorlijke en
zorgvuldige wijze worden verwerkt. Mobility Concept is genoodzaakt uw persoonsgegevens te
verstrekken indien wij daartoe om welke reden dan ook wettelijk verplicht worden.
Beveiliging en bewaartermijn
Voor de bescherming van uw persoonsgegevens heeft Mobility Concept fysieke, technische en
organisatorische maatregelen getroffen. Uw werkgever bepaalt de bewaartermijn van de verzamelde
persoonsgegevens. Doorgaans wordt een bewaartermijn van zeven jaar aangehouden. Deze is
gebaseerd op de verplichting van uw werkgever om gedurende zeven jaar alle (fiscaal) relevante
gegevens te bewaren. Tot afloop van die termijn kan uw werkgever de door en voor verstrekking van
verzamelde reisgegevens bij Mobility Concept opvragen. Na afloop van de door uw werkgever
bepaalde bewaartermijn zullen al uw persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij de gegevens in
verband met wettelijke verplichtingen langer bewaard moeten blijven. Verwijdering impliceert
vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is om jou te identificeren.
In beginsel verwerken we alleen persoonsgegevens in de E.U. / E.E.R. Het kan echter voorkomen dat
partijen van wie wij gebruik maken de persoonsgegevens verwerken buiten de E.U. / E.E.R. Als dat
sub-verwerkers zijn, dragen wij er zorg voor dat die persoonsgegevens verwerkt worden op basis van
een verwerkersovereenkomst met daarbij E.U. model clausules.
Cookies
Op onze website maken wij gebruik van cookies die door uw browser worden opgeslagen op uw
computer. Cookies worden gebruikt om het proces van inloggen te vereenvoudigen. Ze slaan
informatie (zoals de gebruikersnaam) op om een volgend bezoek aan onze website te
vergemakkelijken. U kunt uw browser zo instellen dat u tijdens uw bezoek aan onze website geen
cookies ontvangt. In dat geval kan het echter gebeuren dat u niet gebruik kunt maken van alle
mogelijkheden van onze website of dat u geen toegang heeft tot onderdelen van onze website.
Momenteel gebruiken wij de volgende cookies.
Cookie
Technische naam cookie
Omschrijving
Sessie cookie
ASP.NET_SessionId
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om verschillende gegevens van de
ingelogde gebruiker in op te slaan.
Authenticatie
cookie
.ASPXAUTH
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om te weten wie er ingelogd is.
Request
verification
token
__RequestVerificationToken_
Dit is een functioneel cookie waarmee onze
dienst controleert dat bepaalde acties bewust
door een gebruiker gedaan en niet door
malware en/of virussen.
Token cookie
Token
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om the authenticiteit van de ingelogde
gebruiker te bevestigen.
User settings
cookie
UserSettings
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om verschillende gegevens van de in te
loggen gebruiker op te slaan.
Token cookie
idsrv
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om de authenticiteit van de ingelogde
gebruiker te bevestigen.
XSRF cookie
idsrv.xsrf
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om cross side scripting tegen te gaan.
!
Pagina 6 van 8
Ingelogde
applicaties
cookie
idsvr.clients
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om te weten op welke applicaties er is
ingelogd.
Sessie cookie
idsvr.session
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om verschillende gegevens van de
ingelogde gebruiker in op te slaan.
Sessie cookie
SignInMessage.*
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om te weten hoe u bent ingelogd.
Sessie cookie
SignOutMessage.*
Dit is een functioneel cookie die onze dienst
gebruikt om te weten hoe u bent ingelogd.
Klachten of vragen
Wilt u uw gegevens corrigeren, heeft u een vraag of heeft u bezwaar tegen de verwerking van uw
gegevens door Mobility Concept, dan kunt u een bericht sturen aan servicedesk@mobilityconcept.nl.
Mobility Concept zal je dan zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 14 dagen, berichten of zij aan uw
verzoek kan voldoen of uw vraag kan beantwoorden.
Kennisneming en verbetering van uw gegevens
U kunt uw eigen gegevens en uw persoonlijke instellingen altijd bekijken op uw
persoonlijke instellingenpagina. Als u wilt weten welke gegevens wij over u hebben
vastgelegd of als u uw gegevens wilt wijzigen, kunt u contact opnemen met onze
servicedesk via servicedesk@mobilityconcept.nl.
Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van)
uw persoonsgegevens, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. Om misbruik te voorkomen
kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.
Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van)
uw persoonsgegevens, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. Om misbruik te voorkomen
kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.
U heeft ingevolge de AVG de volgende rechten:
• Het recht om inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van
de verwerking, alsmede het recht om tegen (verdere) verwerking bezwaar te maken.
• Het recht om uw gegevens mee te nemen en/of over te dragen.
• Indien de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, heeft u te allen
tijde het recht deze toestemming in te trekken.
• U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de
verwerking van uw persoonsgegevens door ons.
Wij zullen uw verzoeken altijd doorzetten naar uw werkgever. Wij wachten daarna instructies af van
uw werkgever.
Wijzigingen privacyverklaring
Mobility Concept kan deze privacyverklaring te allen tijde aanpassen. Indien de privacyverklaring op
enig moment significant wordt gewijzigd, zal Mobility Concept u over de wijzigingen informeren. De
meest actuele privacyverklaring is te allen tijde in te zien op de website van Mobility Concept
(https://inloggen.mobilityconcept.nl).
Vragen
Als u vragen heeft over deze Privacy Verklaring of ons privacybeleid, kunt u een e-mail
sturen naar onze servicedesk via servicedesk@mobilityconcept.nl.
